Zusammenarbeit von Event-Station mit Intersettle

John den Hollander, Event Manager bei Event Station, und Marlou Oudeman, Senior Account Manager bei Intersettle, standen im engen Kontakt, um die komplexe Produktion Royal Wagenborg während der DelfSail umzusetzen.

Eine anspruchsvolle Aufgabe beim Event DelfSail

DelfSail ist eine alle fünf Jahre stattfindenden Veranstaltung im und um den Hafen von Delfzijl. Eine viertägige Veranstaltung für Mitarbeiter und Geschäftspartner, welche durch Royal Wagenborg organisiert wird.

Wo? An der Wagenborgkade, wo es eine große Herausforderung ist ein Event zu planen, da dort reger Arbeitsbetrieb herrscht. „Dann weiß ich, dass die Intersettle mein Ansprechpartner ist. Wir arbeiten schon seit über 30 Jahren mit ihnen zusammen und sind mit der Arbeit sehr zufrieden“, sagte John. „Das liegt daran, dass sie sich in die komplexesten Event-Produktionen hineinversetzen können. Zuverlässigkeit und top Zeltmaterialien sind die Stärken der Intersettle. Durch innovative Lösungen und kreativen Ideen arbeiten wir sehr gerne mit Intersettle zusammen. Dies sind wichtige Punkte, wenn wir, – wie in diesem Falle – während der Veranstaltung Besuch von Königin Máxima bekommen.“

Ein spannender Ort und hoher Besuch

Marlou: „Es war in der Tat eine anspruchsvolle Anfrage. Die Kaianlage wurde eigens für diese Veranstaltung vorübergehend freigegeben, daher stand uns für den Auf- und Abbau nur eine sehr begrenzte Zeit zur Verfügung. Zudem hat die Kaianlage festgelegte Maße, innerhalb derer möglichst viele Quadratmeter Zelte verbaut werden müssen. Eine Anpassung oder Ergänzung auf der linken Geländeseite wirkte sich unmittelbar auf die rechte Seite aus. Es war ein komplexes Puzzle, bei dem wir, auch aufgrund verschiedener Änderungen im Programm, letztlich 27 Zeichnungen brauchten, bis wir endlich zu einem Ergebnis kamen. Es ist ein Kick, wenn am Ende alles den Wünschen des Kunden entspricht.“

Maßarbeit mit einem großen M

Je komplexer die Anfrage, desto größer die Freude im Büro von Intersettle. Das erlebt auch John: ‚Es war ein ständiger Kampf zwischen dem verfügbaren Platz und dem, was wir benötigten – besonders, wenn die Anforderungen immer weiter wuchsen.‘

Marlou ergänzt: „Es geht nicht nur um die Eventzelte, sondern auch um Toilettenwagen, Heizungen und andere Elemente, die Platz beanspruchen. Zum Glück sind wir eine One-Stop-Shop-Lösung, sodass wir für John und den Auftraggeber auch Bodenbeläge, Sanitäranlagen und Klimatisierung auf dem gewünschten Niveau bereitstellen konnten. Am Ende haben wir 3.000 m² an Raumlösungen errichtet, darunter ein Eingangsbereich, ein Foodcourt und ein Plenarsaal. Dazu kamen verschiedene Strukturen, wie die Vision Wings, die für eine exklusive VIP-Hospitality-Atmosphäre sorgten – ein echter Hingucker sowohl am Eingang als auch am Kai mit Blick aufs Wasser.“

„Jede Anfrage ist für uns Maßarbeit – und genau das lieben wir. Besonders bei speziellen Anfragen wie dieser setzen wir die Ideen in 3D-Zeichnungen oder sogar in einen Film um, der als ‚Flight-Through‘ durch die Unterkünfte führt und einen realistischen Eindruck vermittelt. Auch hier ist es für den Auftraggeber von Vorteil, dass wir alles in-house haben – so gibt es nur einen Ansprechpartner, wir können schnell reagieren und visualisieren.“

Auf dieses Vertrauen können Sie bauen

John: „Was ich besonders schätze, ist dass ich nicht nur Marlou, sondern auch die Mitarbeiter in der Umsetzung seit Jahren kenne. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern sorgt auch für eine effiziente Zusammenarbeit. Selbst kurzfristige Änderungen sind kein Problem – sie werden einfach umgesetzt. Außerdem geben die Jungs wirklich alles, um das Projekt fertigzustellen. Nichts ist so unberechenbar wie das Wetter, aber an guten Tagen wurde bis spät gearbeitet, um einen Vorsprung zu schaffen. Diese Einsatzbereitschaft schätze ich sehr.“

Auf die Frage, ob weitere gemeinsame Projekte geplant sind, antwortet John: „Wir arbeiten intensiv zusammen und setzen uns gegenseitig dort ein, wo es nötig ist und nutzen unsere jeweiligen Stärken – und das spiegelt sich im Endergebnis wider.“