Wie Sie ein Eventzelt als temporäre Raumlösung für Ihre Veranstaltung mieten
Organisieren Sie eine Firmenfeier an Ihrem eigenen Veranstaltungsort
Viele Veranstaltungen benötigen temporäre Raumlösungen, oft für unterschiedlichste Zwecke. Die ideale Lösung sind Veranstaltungszelte, die Intersettle in verschiedenen Arten und Größen anbietet. Die Nutzung von temporären Zelten, Pagoden oder Zelthallen schafft schnell schöne und hochwertige Räumlichkeiten. Entweder auf Ihrem eigenen Gelände oder als Ergänzung zu einem Veranstaltungsort.
Ein kompetenter und erfahrener Anbieter wie Intersettle liefert die besten Ergebnisse. Wir werfen einen Blick hinter die Kulissen: Wie funktioniert die Konzeption und Vermietung einer temporären Raumlösung für Sie als Veranstalter?
Von der Anfrage bis zur geeigneten Unterkunft: ein Beispiel
In diesem Artikel führen wir Sie durch die praktischen Abläufe bei der Anmietung eines Veranstaltungszeltes für eine Firmenfeier. Wir erklären, wie eine Anfrage bei Intersettle zu einer geeigneten Raumlösung führt und wie eine Zusammenarbeit mit Intersettle aussieht.
Worauf sollte Sie vorab bei der eigenen Planung achten? Welche Informationen benötigen wir für die Konzeption und Gestaltung der idealen Zeltlösung? Welche weiteren Schritte erfolgen dann bei uns als Zeltverleiher, damit die pünktliche Errichtung Ihrer temporären Räumlichkeit für Ihr Event bestens funktioniert?
Die Art der Veranstaltung: Firmenjubiläum
Ein Unternehmen möchte rund um sein 50-jähriges Firmenjubiläum eine temporäre Eventlocation auf seinem Firmengelände errichten. Der Wunsch ist, eine festliche Veranstaltung für Hunderte von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten zu organisieren, um einen gelungenen Abend in einer temporären Raumlösung zu erleben. Inhalte rund um das Firmenjubiläum sowie ein buntes Unterhaltungsprogramm sollen die Veranstaltung abrunden.
Wie erreicht man das beste Ergebnis mit einem Zeltverleiher?
„Egal, welche Art von Anfrage kommt, unsere Projektmanager nehmen immer telefonisch Kontakt mit dem Kunden auf. Auf diese Weise können wir viele Informationen sammeln und die wichtigsten Dinge für eine erste Indikation prüfen. Während des gesamten Planungs- und Umsetzungsphase hat man einen festen Ansprechpartner.“
Was ist der Wunsch des Kunden? Empfang der Gäste und Garderobe? Wie viele Leute werden erwartet? Innenausstattung? Was wird z. B. an sanitären Anlagen benötigt?
So wird jeder Auftrag von uns maßgeschneidert, in dem wir nach den passenden Lösungen mit dem Kunden suchen. Die Intersettle ist nicht nur ein Zeltverleiher, sondern kann dem Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket zusammenstellen.
TIPP 1: Rechtzeitige Anfrage, optimales Ergebnis
Die Veranstaltungswelt kennt eine Hochsaison von April bis Oktober. Je früher eine Anfrage bei Intersettle eintrifft, desto besser. Dann bleibt Zeit, die Anfrage so detailliert und klar wie möglich zu bearbeiten und gemeinsam ein optimales Ergebnis zu erzielen. Sollte es doch einmal dringlicher sein, ist Intersettle trotzdem aufgrund seiner Kompetenz und Erfahrung der ideale Partner, um schnell eine schöne Raumlösung zu liefern.
Vorschlag, Preisangabe, Besichtigung vor Ort und vor allem der persönliche Kontakt
„Auf der Grundlage der Zielsetzung des Kunden und der Informationen, die wir im ersten Telefongespräch erhalten haben, können wir bereits einen Vorschlag und eine entsprechende Preisangabe machen. Darüber hinaus vereinbaren wir meistens einen Ortstermin. Dort können wir mit dem Kunden die Details und Besonderheiten der Location und des Events durchgehen. Der persönliche Kontakt ist unglaublich wichtig, um gut mitzudenken und die Erwartungen realistisch zu halten.“
TIPP 2: Besichtigung vor Ort für eine optimale Ausführung
Intersettle sorgt für eine maßgeschneiderte Ausführung. Der Vorteil einer Besichtigung vor Ort ist, dass der Standort auf Möglichkeiten und Schwierigkeiten geprüft werden kann. Aufgrund der Erfahrung und des Fachwissens des Intersettle-Teams sehen sie Dinge, die jemand fachfremdes vielleicht übersieht und die das Ergebnis beeinflussen. Der persönliche Kontakt ermöglicht es auch, sich mit der Projektorganisation vor Ort abzustimmen und gemeinsam die Abläufe zu planen. Dies gibt sowohl Intersettle als auch dem Kunden oft neue Ideen für eine schöne Veranstaltung.
Angebot, Zeichnung und Betreuung
„Nachdem alle Informationen aus den Gesprächen mit dem Kunden und der Besichtigung vor Ort zusammengetragen wurden, gehen wir an die Erstellung des Angebots und der Planzeichnung. In dieser Phase gibt es natürlich immer die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen und andere Wünsche zu äußern. Bei Intersettle kostet das Einholen eines Angebots nichts und wir sorgen dafür, dass Sie das Angebot schnell erhalten.
Je nach Jahreszeit werden in einer temporären Raumlösung während einer Veranstaltung unterschiedliche Dinge benötigt. Denken Sie an eine Heizung oder Klimaanlage, Mobiliar, Bühnen, Podeste, Audiovisuelle Einrichtungen oder Dekoration. Intersettle arbeitet dafür seit Jahren mit festen Lieferanten zusammen und verfügt über das Fachwissen, diese Schnittstellen richtig zu managen. „In dieser Phase sprechen wir mit dem Kunden über die Möglichkeiten, ob wir neben der Unterkunft weitere Unterstützung leisten können. Das Ziel ist immer eine reibungslose Organisation für Aufbau und Ablauf. Was wird also noch benötigt? Können wir das anbieten oder können wir unsere Partner einbeziehen, um dem Kunden Aufgaben abzunehmen?“
„Bei einem Großereignis wie in diesem Fall gibt es oft viele Beteiligte zwischen den verschiedenen Gewerken. Wenn kein Projektleiter als Vermittler involviert ist, übernimmt Intersettle gerne auch diesen Part für den Kunden. Auch das ist ein Teil der Entlastung und gibt dem Kunden Sicherheit.“
TIPP 3: Planen Sie Produktionstreffen mit allen Partnern
Bei einer Großveranstaltung wie im Beispielsfall handelt es sich wahrscheinlich um mehrere Eventzelte oder Zelthallen und Pagoden, einen Ort mit bestimmten Einschränkungen und vielen Beteiligten. Intersettle empfiehlt dann immer, ein oder mehrere Produktionstreffen zu vereinbaren. Hier können zusätzliche Anforderungen oder Anpassungen besprochen werden. Dies gibt dem Team auch die Möglichkeit, eine möglichst gezielte Beratung durchzuführen. Ein Produktionstreffen kann mit einem zweiten Besuch vor Ort kombiniert werden, um eventuelle Anpassungen zu prüfen. Auch Fragen von Lieferanten, z. B. zu Anschlüssen, können hier beantwortet werden.
Der operative Projektleiter als Ansprechpartner für Auf- und Abbau
Intersettle ist so erfahren, dass wir als Anbieter von temporären Raumlösungen auch während des Auf- und Abbaus nah am Bauprozess, den Partnern und dem Kunden bleibt. „Aufgrund der Komplexität einer solchen Großveranstaltung ist unser Projektleiter auch während des Auf- und Abbaus präsent. Bei Aufbaubeginn ist er beim Kunden, um die aktuelle Situation zu besprechen. Gibt es irgendwelche wichtigen Dinge, die man in letzter Minute wissen muss?“
Auch während des Aufbaus kann sich der Kunde bei Fragen und Wünschen immer an den Projektleiter wenden. Darüber hinaus ist er auch für die Abnahme verantwortlich. „Wenn die Strukturen fertiggestellt sind, geht der Projektleiter immer eine letzte Runde mit dem Kunden. Ist alles zufriedenstellend? Dann kann die Raumlösung fertig übergeben werden.“
Kontakt, Rückbau und Bewertung
Bei Intersettle hört die Entlastung nicht mit der Übergabe der Zeltlösung(en) auf. Auch während der Veranstaltung sind wir für den Kunden erreichbar im Notfall 24/7. Sollte es etwas Unvorhersehbares geben, lösen wir es so schnell wie möglich.
„Bei einer großen Veranstaltung mit mehreren Pavillons und vielen Beteiligten ist der geordnete Abbau genauso wichtig wie der Aufbau. Bei Intersettle geschieht dies auch immer unter der Leitung des Projektmanagers. Wir sorgen dafür, dass wir den Bauplatz so verlassen, wie wir ihn vorgefunden haben. Natürlich meldet sich auch der Projektleiter selbst telefonisch beim Kunden, um sich zu erkundigen, ob alles zufriedenstellend war und wie die Veranstaltung gelaufen ist.“
Der Original-Artikel erschien auf evenementorganiseren.nl.
Ihr individuelles Angebot
Füllen Sie einfach unser spezielles Angebotsformular für Ihr Event aus. Haben Sie schon eine genauere Vorstellung von der temporären Eventlocation für Ihre Veranstaltung? Dann lassen Sie sich von uns ein persönliches Angebot erstellen – völlig kostenlos und unverbindlich. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt und beraten Sie gerne. Ihr Intersettle Team
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